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城建档案管理中数字化建设的认识与思考
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摘要:城建档案是见证城市发展与建设活动的重要内容,其不仅可以为城市规划与建设提供可靠的依据,还可为城市建设工作的开展提供有价值的参考。随着时代的进步与发展,各类先进技术
城建档案是见证城市发展与建设活动的重要内容,其不仅可以为城市规划与建设提供可靠的依据,还可为城市建设工作的开展提供有价值的参考。随着时代的进步与发展,各类先进技术的应用对人们生活以及工作均带来了极大的影响,同时也为档案管理工作带来了新的发展机遇,要想充分发挥城建档案资料的应用价值,应积极引入现代化技术以及信息技术,实现档案资料的数字化建设,从根本上提升城建档案的管理效率。
一、对城建档案管理数字化建设必要性的认识
(一)时代发展的必然要求
对城建档案进行数字化建设的主要目的就是提升城建档案的管理效率,使其满足当代的档案管理和使用需求。城建档案中涵盖众多城市规划以及建设的资料,可以看作是城市发展与建设的记录者。在城乡建设速度逐渐提升的背景下,如果还是采取传统的档案管理模式,在面临海量的档案信息时,很难保障管理效率与管理质量,尤其是人工操作时很可能出现管理失误的现象,致使部分档案资料遗失,为城建档案带来不必要的损失,同时进行档案查询时的难度也相对较大。在信息化时代中,数据传输方式发生了较大的变化,如能将信息技术应用于城建档案管理中,借助信息技术以及网络技术实现城建档案的数字化建设,则能有效改善上述弊端,将纸制档案转变为数字化档案,这不仅能够提升档案处理效率,还可降低人工操作对档案管理质量的影响。借助信息技术还可建立对应的档案管理系统,通过线上管理系统进行档案管理与归档,可有效增强档案资料处理的有序性,且保证档案资料的完整性,为城市建设与发展提供可靠的资料支持[1]。
(二)增强城建档案的应用价值
数字化城建档案管理系统的建设,可以实现城建档案工作的规范化开展。在信息技术以及网络技术的作用下,可对城建过程中所产生的各类资料进行实时收集与归档,保障城建工程建设资料的动态化更新。
特别是在市政工程建设时,为了避免对既有的管道和建筑造成影响,可通过登录数字化系统对各类城建资料进行全面检索,为市政工程的设计与建设提供全面可靠的资料支持,这在很大程度上增强了市政工程建设的可靠性。可见,数字化系统的建设可使城建档案价值得到更好的发挥。
二、实现城建档案数字化建设的有效途径
(一)确立数字化建设标准
进行城建档案数字化建设的主要目的为,强化城建档案的利用价值和管理效率。因此,在进行数字化建设前,应首先明确其建设标准,通过构建起功能完善的信息化系统为档案管理工作提供技术支持。具体而言,应明确档案管理标准与规范,对档案工作中的查询服务、保管服务和储存功能进行严格规范;应对档案术语进行统一规范,为档案管理工作的开展提供便利。此外,就数据传输格式、储存以及压缩格式等进行规范,确保档案资料的高效传输与利用,以免由于格式不规范影响档案资料的提取。
(二)加强基础设置建设的投入
城建档案的数字化建设需要有大量的软硬件设施作为支持。同时,应为其营造良好的网络运行环境,方能保障档案处理的效率,增强档案服务功能。其中的软件设施包括功能全面的系统软件、规模较大的服务管理系统以及储存空间较大的数据库系统;硬件设施包括计算机、现代化机房、数字化处理设备、网络服务设备以及网络通信设备等。为了实现保障网络环境的安全性以及高效性,应在档案管理的范围内建设局域网,使其形成安全化的网络环境,为档案管理操作提供服务[2]。
(三)建设数字化平台
为了确保城建档案数字化的有效建设,应首先对档案管理实况进行全面调查,主要调查内容包括馆藏数量、档案类型和档案管理的信息化程度等。具体进行数字化建设时,应结合档案资料的馆藏状况制定可行性较强的建设方案。尤其需要根据馆藏档案的数量来确定软硬件设施的配置方案。
为使城建档案的数字化建设能够在短期内发挥效果,可优先将一些利用率较高和重点的档案资料进行数字化处理,即由纸质媒介转化为数字化形式的档案资料。此外,为了增强城建档案的服务水平,也可构建起功能全面的资料共享平台,通过设立相应的档案目录来提升档案提取的便捷性,增强档案服务水平。
(四)建设一支数字化水平较高的管理队伍
文章来源:《城市建筑》 网址: http://www.csjzbjb.cn/qikandaodu/2021/0728/1779.html
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