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如何做好城建声像档案的归档管理与利用
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摘要:声像档案具有客观、形象和真实的特点,能生动具体地再现城市建设管理、规划等各方面的工作,真实记录项目建设及城市建设各个时期发展的面貌。声像档案忠实地记载着建设过程中
声像档案具有客观、形象和真实的特点,能生动具体地再现城市建设管理、规划等各方面的工作,真实记录项目建设及城市建设各个时期发展的面貌。声像档案忠实地记载着建设过程中的真实情景。如工程开工前的原址、原貌;施工过程的一系列活动,施工采用的新工艺;领导视察、关注等。这些影像记录都是不可重现的历史画面,错过就没有。一份完整的城建档案,除了文字记载外,声像档案也是必不可少的一部分。
1 城建声像档案管理的难点
1)拍摄难。一方面,对城市建设原貌拍摄上难以控制。不少城建开发公司没有将开工前原貌拍摄记录下来。另一方面,对正在建设的工程项目拍摄不完全。大多数单位没有从工程的前期、中期和后期等各环节进行拍摄。
2)收集难。拍摄多为业务部门,随机性强。档案部门对拍摄时间、内容及照片、录像数量不好掌握。这些档案即使交给档案部门,也是很不完整。另外,由于声像档案载体材料成本较高,许多城建声像档案形成部门,不愿将其无偿交给档案部门管理。
3)管理难。主要体现在保管上的分散性和管理上的不科学性。首先,一些单位在城建声像档案资料形成和管理上各行其是,散存在各业务科室,档案不能实行集中统一管理。其次,一些单位形成的城建声像档案不能及时归档,久而久之,面对一堆照片,没有人能说清来龙去脉。照片说明,不是缺时间,就是缺内容,造成整理上的不规范,也给日后查找利用带来麻烦。由于底片需要单张保存,加印费用较高,许多单位索性不存。再有,照片档案装具规格通常固定,而实际照片大小、形状不一,使整理工作停滞。
2 加强声像档案集中管理的建议
1)加强宣传、提高意识,争取领导重视。搞好档案工作不仅是档案主管部门的事,更是各立档单位乃至全社会的事,而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持,引起社会的广泛关注,从而提高全民,特别是各级领导及有关人员的档案意识,营造出一种良好的档案工作氛围;二要抓住机遇,服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇,结合本地、本单位中心工作,通过馆、室藏档案以及生动的利用实例,发挥档案自身的宣传教育作用。
2)加强管理,制定办法,狠抓制度落实。要改变声像档案管理混乱的现状,制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。各立档单位也要建立相应的管理制度,强化规范管理,对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理,制定一套严格的制度,防止分散流失,杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。要确保有关法规和制度落到实处,必须制定有效的配套措施,明确责任,依法管理,做到有章可循、有法必依,使之逐步变成自觉的行动,以确保声像档案归档质量。
3)加强监督,分类指导,注重业务培训。针对声像档案管理现状,档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度,并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位,要巩固提高,在开发利用上下功夫;对有设备、有专业摄录人员,而档案管理没跟上的单位,应在依法管理、建章立制上加强指导和监督,促其逐步规范管理;对问题较多、基础薄弱的单位,要限期建档,加大指导监督力度。注重业务培训,全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能培训,为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。
4)结合实际,创造条件,力求妥善保管。从长久保护和利用考虑,声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求,短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。结合实际,力求妥善保管是当务之急。首先,声像档案要独立成卷,使用声像柜或密闭铁柜单独存放;其次要严格控制库房温湿度,远离光线、磁场等;录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施,尽量延长声像档案的寿命。
5)全面出击,形式多样,疏通收集渠道。要实现声像档案收集完整,采取必要的行政手段和物质保障,建立并疏通收集渠道,运用多种形式收集也很重要。结合地区实际,采取多种形式收集。(1)通过正常提交接收。(2)重点项目、重点工程要重点收集。对本地重点项目、重点工程产生的声像档案,要有重点地强化收集,经常沟通及时掌握情况。(3)广泛的社会征集。对散存的声像档案,运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式广泛征集。
文章来源:《城市建筑》 网址: http://www.csjzbjb.cn/qikandaodu/2021/0728/1780.html
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